หากคุณต้องร่วมงานกับบริษัทสัญชาติญี่ปุ่นแล้ว กฎเหล็ก 10 ข้อนี้จะช่วยคุณเตรียมความพร้อมในการรับมือวัฒนธรรมที่แตกต่าง
5 สิงหาคม 2013 Saadi นักวรรณกรรมชาวเปอร์เซียกกล่าวว่า “นักท่องเที่ยวที่ขาดการสังเกต ก็เหมือนนกที่ไร้ปีก” คำกล่าวนี้ยังสามารถนำมาใช้ได้ดีกับนักธุรกิจที่ต้องเดินทางไปทำงานยังต่างแดน การสังเกตถึงวัฒนธรรม และมารยาทที่แตกต่างออกไปจะเป็นประตูสู่ความสำเร็จในการติดต่อสื่อสารได้ โดนเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณต้องติดต่อกับนักธุรกิจชาวญี่ปุ่น ซึ่งองค์ประกอบเล็กๆน้อยๆทางวัฒนธรรมจะส่งผลต่อการตัดสินใจ และความสัมพันธ์ทางธุรกิจ
Boye Lafayette De Mente กล่าวไว้ใน Etiquette Guide to Japan: Know the Rules that Make the Difference ว่าประเทศญี่ปุ่นนั้นเป็นตัวอย่างประเทศที่แบบแผนทางสังคมมีความเป็นทางการ ยิ่งไปกว่านั้นการวางตัวอย่างเหมาะสม ถือเป็นสิ่งสำคัญอย่างที่สุด และมันเป็นสิ่งจำเป็นที่คุณควรจะใส่ใจในความแตกต่างทางวัฒนธรรม และธรรมเนียมปฏิบัติของแต่ละชนชาติ โปรดจงจำมารยาทของชาวญี่ปุ่นเหล่านี้ไว้ เพื่อให้เกียรติ และแสดงออกถึงความใส่ใจในการทำธุรกิจ
ความเงียบมีค่าดั่งทอง
ในการทำธุรกิจนั้น ความเงียบมีค่ากว่าการพูดมากจนเกินไป ดังที่ และ Edwin McDaniel บรรยายไว้ใน ว่า “ความเงียบนำไปสู่ความน่าเชื่อถือ” ความเงียบนั้นสื่อถึงวิสัยทัศ และการควบคุมอารมณ์ การนิ่งเงียบ รับฟังจะทำให้เราเข้าใจผู้พูดได้มากขึ้น การรับฟังนี้เป็นรูปแบบเริ่มต้นสำหรับการทำธุรกิจ ที่จะทำให้คุณประสบความสำเร็จในการทำธุรกิจกับชาวญี่ปุ่นได้ ดังเช่นสำนวนญี่ปุ่นหลายประโยคที่แสดงถึงความสำคัญของความเงียบนี้ เช่น “เป็ดตัวแรกที่สำเสียงดัง มักจะถูกยิงก่อน” ดังนั้นแล้วคุณจึงควรรับฟังคู่ค้าชาวญี่ปุ่นก่อนที่จะโยงไปยังวัตถุประสงค์ของคุณ
บริษัทผู้เชี่ยวชาญด้านความแตกต่างทางวัฒนธรรม ได้ตั้งข้อสังเกตเกี่ยวกับความเงียบอย่างชาญฉลาดว่า “ในระหว่างการประชุมที่ตึงเครียดนั้น ชาวญี่ปุ่นมักใช้ความเงียบเพื่อผ่อนคลาย และเป็นการอนุญาตให้ผู้เข้าร่วมประชุมท่านอื่นได้เว้นระยะต่อกัน (ซึ่งเป็นการให้เกียรติกัน)” คู่ค้าชาวญี่ปุ่นมักจะหลีกเลี่ยงการเริ่มถกเถียงใหม่ แทนที่จะให้ความเงียบเข้าครอบงำในช่วงเวลานั้น
ความสามัคคีในทีมงานนั้นเป็นสิ่งสำคัญ
เป็นที่ทราบกันดีว่าชาวญี่ปุ่นมีความกลมเกลียวกันในหมู่คณะ ดังนั้นแล้วความร่วมมือร่วมใจกันในทีมจึงมีค่ามากกว่าการการทำงานเพียงคนเดียว มีคำกล่าวหนึ่งซึ่งโด่งดังในญี่ปุ่นว่า “ลูกศรเพียงดอกเดียวนั้นหักได้ง่าย แต่หากรวมกันหลายดอกแล้ว ผู้ใดก็หักได้ยากยิ่ง” การบ่มเพาะวัฒนธรรมนี้นำมาสู่การยอมรับในสังคมด้วย ในขณะที่เราให้การยอมรับในตัวบุคคลที่มีความโดดเด่นนั้น ชาวญี่ปุ่นกลับเชื่อว่าการพูดถึงบุคคลใดเพียงคนเดียวในทีมนั้นเป็นเรื่องไม่สมควร ไม่ว่าผู้นั้นจะมีความสามารถเพียงใด จำไว้เสมอว่าการทำงานเป็นทีมเป็นเรื่องสำคัญของชาวญี่ปุ่น หากต้องการชื่นชมในผลงานแล้วก็จะต้องเป็นไปในนามของทีมเสมอ
นามบัตรเป็นสิ่งนำโชค
ในการทำธุรกิจแบบมืออาชีพนั้น ชาวญี่ปุ่นเชื่อว่านามบัตร (Meishi) แสดงถึงตัวตนของเจ้าของ ฉะนั้นแล้วการสังเกตเห็นถึงจุดเด่นของคู่สนทนาจึงเป็นมารยาทสำคัญ หากคุณยืนอยู่ ให้ใช้ทั้งสองมือในการรับนามบัตร อ่านอย่างคร่าวๆ และเก็บนามบัตรไว้ในซองเก็บบัตร แต่หากคุณกำลังนั่ง ให้วางนามบัตรไว้บนโต๊ะตลอดช่วงเวลาการประชุม และเก็บนามบัตรใส่ซองเก็บเมื่อสิ้นสุดการประชุม การเก็บนามบัตรของคู่สนทนาไว้ในกระเป๋ากางเกง หรือในกระเป๋าสตางค์เป็นเรื่องไม่สมควรอย่างยิ่งสำหรับชาวญี่ปุ่น หากคุณต้องการให้นามบัตรของคุณแก่คู่สนทนาแล้ว ให้ยื่นด้านที่เป็นภาษาญี่ปุ่นไปยังผู้รับ และยื่นนามบัตรด้วยมือทั้งสองข้าง ไม่ว่าคุณจะนั่งไกลผู้รับเพียงใดก็ตาม ห้ามส่งต่อนามบัตรอย่างเด็ดขาด ทางที่ดีคุณควรลุกขึ้น และเดินไปให้ด้วยตนเอง
ผู้ที่อายุที่มากกว่าย่อมได้รับการให้เกียรติ
แม้ประเทศญี่ปุ่นจะเปลี่ยนแปลงไปมากเพียงใด ผู้ที่มีอายุมากกว่ายังคงได้รับความนับถือ และสื่อถึงระดับที่สูงกว่าในการทำธุรกิจ จากการสำรวจบริษัทในตลาดหุ้น Nikkei จำนวน 225 บริษัท พบว่าตำแหน่ง CEO ในบริษัทสัญชาติญี่ปุ่นนั้นมีอายุเฉลี่ย 62 ปี ซึ่งมากกว่า CEO ในประเทศอื่นๆ ที่มีอายุเฉลี่ย 43 ปี ดังนั้นแล้วการให้ความสำคัญ และปฏิบัติต่อผู้ที่อาวุโสกว่าอย่างอ่อนน้อมจึงเป็นมารยาทสำคัญ เช่น คุณควรกล่าวทักทายผู้ที่อาวุโสที่สุดก่อนกล่าวทักทายผู้อื่น เช่นเดียวกับการยื่นนามบัตรให้ผู้ที่มีอาวุโสมากที่สุดเป็นคนแรก
กลยุทธ์การโฆษณาแบบมุ่งขายไม่สามารถใช้ผลได้
การโฆษณาแบบมุ่งขาย (Hard Sell) นั้นใช้ไม่ได้ผลกับนักธุรกิจชาวญี่ปุ่น ท่านลดความกดดันในการเจรจาเรื่องยากๆ ด้วยการแสดงออกอย่างสุภาพ และการนำเสนอที่ดึงดูด จะทำให้ลูกค้ามองเห็นภาพได้ง่ายขึ้น อย่าพยายามกดดันเพื่อให้เกิดการตัดสินใจอย่างทันทีทันใด เนื่องจากชาวญี่ปุ่นมักตัดสินใจด้วยความระมัดระวังเสมอ การเร่งรัดในการสนทนาจะแสดงถึงความก้าวร้าว ดังนั้นแล้วท่านควรใจเย็น และมองเห็นถึงข้อดีในการเจรจากาข้อตกลงที่ยาวนานนี้ ว่าเป็นโอกาสอันดีที่ท่านจะสร้างความสัมพันธ์ให้ใกล้ชิดกับคู่ค้ามากขึ้น
ให้ความสำคัญกับเรื่องส่วนตัวของผู้อื่น
ชาวญี่ปุ่นนั้นให้ความสำคัญกับเรื่องส่วนตัวอย่างมาก ดังเช่นที่ Jeffrey Hays นักธุรกิจท่านหนึ่งกล่าวว่า “เรื่องส่วนตัว นับเป็นสิ่งที่ชาวญี่ปุ่นให้ความสำคัญ พวกเขาเรียกร้องให้ลบรายชื่อ และเบอร์โทรศัพท์ส่วนตัวออกจากสมุดหน้าเหลืองได้เสมอ เช่นเดียวกันกับการออกแบบหน้าต่าง ที่ป้องกันไม่ให้คนภายนอกเห็นเข้ามายังภายในได้” การถามคำถามถึงเรื่องส่วนตัวเมื่อแรกเริ่มการเจรจาธุรกิจนั้นจึงถือเป็นเรื่องหยาบคาย นี่อาจเป็นหนึ่งเหตุผลที่ชาวญี่ปุ่นนั้นขาดการติดต่อจากโลกภายนอกทางโซเชียลมีเดีย จากบทความใน Ad Age Digital ปี 2012 พบว่า ในระยะเวลาเดือนๆหนึ่ง มีชาวญี่ปุ่นจำนวน เพียง28% เท่านั้นที่ใช้โซเชียลมีเดีย และระยะเวลาที่ใช้ในการติดตามโซเชียลมีเดีย คือ 2.9% ในขณะที่ชาวอเมริกาติดตามโซเชียลมีเดียถึง 16.8%
อะไรที่คุณไม่รู้ ฆ่าคุณให้ตายได้
เป็นที่ทราบกันดีว่าการแลกเปลี่ยนของขวัญเป็นธรรมเนียมการทำธุรกิจของชาวญี่ปุ่น โดยเฉพาะอย่างยิ่งในการพบกันครั้งแรก แต่สิ่งที่ผู้คนมักผิดพลาดคือการเลือกประเภทของขวัญ เช่น การมอบดอกไม้เป็นของขวัญ ดอกลิลลี่ ดอกบัว ดอกคามิลเลีย และดอกไม้สีขาวอื่นๆ เป็นดอกไม้ทีใช้ในงานศพ ดังนั้นจึงควรหลีกเลี่ยงดอกไม้ประเภทนี้ กระถางต้นไม้ก็อาจเป็นสิ่งที่นำโชคร้ายมายังผู้รับได้ นอกจากนั้นแล้วการให้สิ่งของเป็นจำนวน 4 ชิ้นก็ถือเป็นลางร้าย เช่นเดียวกันกับเลข 9 นอกจากนั้นแล้ว หากคุณต้องการส่งการ์ดในเทศกาลคริสต์มาส ให้หลีกเลี่ยงสีแดง ซึ่งเป็นสีที่ใช้ในการพิมพ์การ์ดงานศพ
มารยาทการใช้ตะเกียบเป็นสิ่งสำคัญ
บนเครื่องบินนั้น ผ้าขนหนู (o-shibori) ถูกเตรียมไว้สำหรับการเช็ดมือก่อนเริ่มมื้ออาหาร มิใช้สำหรับเช็ดหน้า หากคุณต้องรับประทานอาหารซึ่งไม่มีช้อนกลาง ให้ใช้ปลายตะเกียบคีบอาหารมาพักไว้ที่จานส่วนตัวของคุณ ห้ามใช้ตะเกียบจิ้ม แม้ว่าอาหารนั้นจะลื่นจนยากที่จะคีบได้ เมื่อรับประทานเสร็จแล้ว ให้คุณวางตะเกียบในลักษณะเดียวกันกับที่คุณพบครั้งแรกที่โต๊ะอาหาร นั่นคือ วางไว้บนกระดาษเช็ดปาก ที่วางตะเกียบ หรือขอบจาน คุณอาจจะแยกประเภทของซูชิได้ยากเสียหน่อยในการรับประทานครั้งแรก แต่สำหรับทุกวันนี้นั้น ซูชิได้กลายเป็นอาหารที่ได้รับความนิยมอย่างแพร่หลายในอเมริกาเหนือ ฉะนั้น หากเป็นไปได้ คุณควรเรียนรู้มันเสียหน่อย เพื่อแสดงถึงความสนใจในวัฒนธรรมของชาวญี่ปุ่น
ให้ความสำคัญกับการแต่งกายเสมอ
เครื่องแต่งกายคล้ายจะเป็นหนึ่งในการเจรจาไปแล้วในการทำธุรกิจ บุรุษควรเลือกสวมชุดสูท และเสื้อเชิ้ตที่เข้ากัน สำหรับสตรีให้พึงระวังในการใช้เครื่องประดับให้น้อยที่สุด เพื่อมิให้เป็นการสะดุดตาจนเกินไปนัก เช่นเดียวกันกับการสวมรองเท้าส้นสูง ควรเลือกระดับความสูงมิให้มากจนเกินไป และระวังไม่ให้สูงกว่าบุรุษที่ท่านต้องเจรจาด้วย และหากคุณต้องสวมใส่ชุดกิโมโนให้คุณจดจำคำกล่าวของ Terri Morrison ใน Doing Business in Japan ว่า “สวมแบบซ้ายทับขวา! มีเพียงผู้ตายเท่านั้นที่สวมแบบขวาทับซ้าย”
ยิ่งเรื่องเล็กน้อยยิ่งควรใส่ใจ
การให้ความสนใจในรายละเอียดเล็กๆน้อยๆนั้นถือเป็นการแสดงความเคารพที่สำคัญสำหรับชาวญี่ปุ่น เช่น การพ่นลมหายใจโดยแรงในห้องประชุม แสดงถึงความไร้มารยาท ทางที่ดีคุณควรขอตัวออกไปด้านนอกเสียก่อน เป็นที่ทราบกันอย่างแพร่หลายเรื่องการถอดรองเท้าไว้ที่หน้าประตู และเปลี่ยนเป็นการใส่รองเท้าที่เจ้าบ้านเป็นผู้เตรียมไว้ให้ แต่นอกจากนั้นแล้ว หากเจ้าบ้านเชิญคุณเข้ามาในตัวบ้าน คุณก็ควรจะถอดรองเท้าออกเสมอเมื่อต้องก้าวเข้าสู้เสื่อทาทามิ ซึ่งเป็นที่สงวนไว้เฉพาะการเดินด้วยเท้าเปล่า หรือถุงเท้าเท่านั้น การเข้าห้องน้ำก็เช่นเดียวกันที่เจ้าของบ้านจะเตรียมรองเท้าไว้อีกคู่เพื่อใช้สำหรับห้องอาบน้ำเท่านั้น และอย่าลืมถอดมันออกเมื่อคุณกลับเข้าสู่ที่นั่งเดิม แม้เจ้าของบ้านจะไม่ได้หวังให้คุณจำทั้งหมดนี้ได้ แต่พวกเขาก็จะพึงพอใจอย่างยิ่งหากคุณทำ เพื่อแสดงถึงการให้เกียรติเจ้าบ้าน ดังที่ David Syrad CEO ของบริษัท AKI Japan Ltd., กล่าวว่า “ใช้ความรู้ในเรื่องมารยามในการทำธุรกิจแบบชาวญี่ปุ่น เพื่อแสดงออกถึงความใส่ใจ และให้เกียรติ” นั่นจะนำมาซึ่งผลตอบแทนที่คุ้มค่า